ضرورت برنامه ریزی بر همگان روشن است.برنامه ریزی جهت تعیین میکند، چهارچوب وحدت بخش به وجود می آورد، معیار برای عملکرد عرضه می کند و فرصت ها و خطرات آتی را گوشزد می کند.
گام ۱ : مقصود اصلي موسسه را تعريف كنيد
آيا تا بحال به اين مسئله فكر كرده‌ايد كه چرا موسسه‌اي نظير جنرال موتورز آنچنان موفق بوده است، در حالي كه موسسه ديگري مانند پاكارد در همان صنعت توفيقي نداشته است؟ يا چرا فروشگاه زنجيره‌اي مثل پني سالم مانده و توسعه پيدا كرده ولي فروشگاه گرانت ورشكسته شده است؟ البته دلايل موفقيت بعضي و شكست بعضي ديگر بسيار زياد است. اما شايد يكي از دلايل براي همه آن داستانهاي موفقيت آميز علت مشترك تلقي شود، موسساتي نظير زيراكس، كداك، آي‌بي‌ام، همه بر محور مقصودي مشخص، ماندگار، و راهنما در مورد آنچه كه به آن اشتغال دارند پايه‌گذاري شده‌اند. همانطور كه ويليام نيومن و چارلز سامر و كيرباي وارن متذكر شده‌اند :
« هر موسسه‌اي به يك هدف اصلي نياز دارد كه برحسب خدمتي كه به جامعه عرضه خواهد كرد تعيين مي‌شود. بعلاوه به يك مقصود اصلي نيز احتياج دارد تا معلوم شود كه اين خدمات چگونه انجام ميگردد. هر موسسه‌اي بعلت اينكه براي تحصيل منابع هميشه با موسسات ديگر در رقابت است بايد داراي مناسبت‌هاي متمايزي باشد – در خدماتش يا در روش ايجاد آنها »
تعريف مقصود اصلي موسسه اولين گام در فرآيند برنامه‌ريزي است. براساس مقصود اصلي راهنما ميتوان دريافت كه «چكار داريم مي‌كنيم؟» مقصود اصلي توليد يا خدمتي را كه موسسه به جامعه عرضه خواهد كرد و نيز امتياز رقابتي موسسه را – مثل مرغوبيت، هزينه كم، تحويل فوري، خدمات وسيع به مشتري – بوضوح تعريف ميكند.
گام ۲ : هدفها را تعيين كنيد
گام بعدي در برنامه‌ريزي عبارت است از : تعيين هدفهايي كه موسسه بايد تعقيب كند. هدف نشانه‌اي است كه بايد به آن رسيد، هدف همچنين معياري است كه براساس آن كارهاي انجام شده را ميتوان سنجيد و مقايسه كرد.
گام ۳ : پيش‌بيني‌هايي را تهيه كنيد
گام بعدي در برنامه‌ريزي عمل پيش‌بيني است كه اين خود تخمين يا پيشگويي چيزهايي است كه در آينده براي موسسه مقدر است. براي برنامه‌ريزي موثر مدير احتياج خواهد داشت كه در مورد مسائلي نظير شرايط اقتصادي، سليقه مشتريان، تهيه محصول جديد، و تغييرات سياسي پيش‌بيني‌هايي را بعمل آورد. بنابراين برنامه‌ها برمبناي اين خصوصيات طرح‌ريزي مي‌شوند.
گام ۴ : منابع سازمان را ارزيابي كنيد
موسسه‌اي كه ماشين چمن‌زني گازوئيل سوز توليد ميكند تغيير فعاليتش به توليد اتومبيل امري دشوار است. مسلماً مديريت موسسه چيزهايي درباره موتورهاي احتراق داخلي ميداند. اما افراد، ماشين‌آلات، و منابع مالي لازم براي ورود به صنعت اتومبيل گيج كننده و شايد خارج از توانايي موسسه باشد. بنابراين ارزيابي دقيق مالي، اداري، و عملياتي موسسه بمنظور تعيين امكانات آن اهميت فراوان دارد.
گام ۵ : راه حل‌هاي مختلف را طرح نمائيد
بعد از انجام پيش‌بيني‌ها و ارزيابي منابع موسسه، اغلب ميتوان ديد كه راه حل‌هاي متعددي وجود دارد – راههاي مشخص انجام كار – كه بدان وسيله ميتوان هدفها را به انجام رساند. موسسات گوناگون در يك صنعت حتي با استراتژيهاي خيلي متفاوت اغلب كاملاً موفق هستند.
گام ۶ : هماهنگي را بررسي كنيد
در اين گام راه حل‌هاي مختلف براساس منابع، هدفها، و مقصود اصلي موسسه مقايسه مي‌شوند.
مسلماً اين مسئله مهم است كه سازمان راه حلي را انتخاب كند
كه نه تنها با هدفهايش هماهنگ باشد بلكه با توجه به منابع موجود بتوان آنرا اجرا كرد.
گام ۷ : برنامه‌اي را انتخاب كنيد
در اين مرحله از ميان راه حل‌هاي موجود يكي انتخاب مي‌شود.
گام ۸ : برنامه را اجرا كنيد
اكنون ميتوان به اين نتيجه رسيد
كه برنامه‌ريزي موثر ضامن موفقيت نيست،
بلكه اين توفيق به اجراي موثر برنامه نيز بستگي دارد.
اين امر مستلزم مهارتهايي است
كه مدير در سازماندهي، كارگزيني، رهبري، و نظارت بدست آورده است.
گام ۹ : برنامه را ارزيابي كنيد
اگر مديران در محيطي كه هرگز تغيير نمي‌كند به فعاليت مي‌پرداختند
شايد مجبود نمي‌شدند دوره به دوره برنامه‌هاي خود را مجدداً ارزيابي كنند.
اما وضع چنين نيست، ما در دنيايي زندگي مي‌كنيم كه در آن محصولات جديد دائماً عرضه مي‌شوند،
سليقه مشتريان به سرعت تغيير ميكند، فعاليتهاي اقتصادي در نوسان است،
و مقامات دولتي مي‌آيند و ميروند، بنابراين هميشه برنامه‌ها بايد راه را براي ارزيابي و اصلاح باز بگذارند.
مقالات مرتبط:
اصول برنامه ریزی برای کسب و کارها
نحوه نگارش گزارش طرح توجیهی (امکان سنجی)
نحوه نوشتن چشم انداز یک کسب و کار؟
راهنمای کامل و کاربردی طرح توجیهی
نظر خود را ثبت کنید !
