rnrnrn
اصول برنامه ریزی برای کسب و کارها

اصول برنامه ریزی برای کسب و کارها

  • ریحانه مدیری
  • |
  • 01 آگوست 2022
  • |
  • بدون دیدگاه



 

 برنامه ریزی برای کسب و کار ها چگونه است؟

در برپا کردن هر سازمانی، بویژه بنگاه های اقتصادی، مهمترین نکته این است که به تفصیل مشخص کنیم که سازمان رو به کجا دارد؟ و چگونه می‌خواهد به آن برسد؟ و این مفهوم برنامه ریزی است.

بنابراین تعیین هدف ها، یافتن و ساختن راه رسیدن به آنها و مجسم کردن وضعیت دلخواه در آینده، عناصر برنامه ریزی هستند.بسیاری گمان می‌کنند که سازمانها از هدف خود و راه وصول بدان، خوب آگاهند، ولی همواره چنین نیست و سازمان تنها اندیشه‌ای خام از هدف و راه دستیابی به آن را دارد.

برنامه‌ ریزی:

کوششی برای به تصویر کشیدن و پیش‌بینی آینده است. وقتی انسان قصد رفتن به جایی می کند، چگونگی تامین منابع و وسائل لازم برای رسیدن به آنجا را مشخص می‌نماید. از آنجائیکه برنامه‌ ریزی برای آینده است، دارای محدودیتهایی می‌باشد. آگاهی از فرصتها و تهدیدها پایه برنامه‌ریزی است.

اکثر مردم برنامه‌ ریزی را عملی با ارزش می‌دانند، اما بسیاری نیز آن را کم اهمیت تلقی می‌کنند. فرض نمائید کسی از شما سوال کند تا پنج سال دیگر به کجا می‌خواهید برسید. (مراجع استخدامی موسسات معمولاً این سوال را مطرح می‌کنند) اگر می‌خواهید به این سوال پاسخ دهید بهتر است نمودار ذیل را تکمیل نمائید. در تکمیل آن شما اجباراً با چند جنبه مهم عمل برنامه ریزی سروکار خواهید داشت که در زیر آنها را به اختصار مرور می‌کنیم:

در وهله اول هدف هایی را که انتخاب می‌کنید احتمالاً نشان دهنده مقصود اصلی شماست، از اینکه کجا هستید؟ چه استحقاقی دارید؟ و قادر به چه کاری هستید؟ هر کس (و نیز همانگونه که خواهیم دید هر موسسه) مقصودی اصلی و خاص خود دارد. بدین علت است که برادری ممکن است میلیاردر شود، اما برادر دیگر بیکار، یا بعضی مردم معلم می‌شوند در حالی که برخی دیگر لوله‌کش، کشاورز، یا وکیل.

در زمینه‌های :وضعیت شغلی، شغل، حرفه اکنون کجا هستیم در پنج سال آینده کجا می‌خواهم باشم
آموزش و تحصیل :

مهارتها، درجه دانشگاهی و غیره

   
منزلت و شأن اجتماعی :

متعلق به چه گروههایی هستید

منزلت و شأن شما

   
اوقات فراغت :

نحوه گذراندن اوقات فراغت

(سرگرمی، ورزش و غیره)

   
روابط شخصی :

با دوستان، والدین، فامیل و غیره

   

هدف:

بعد از تعیین مقصود اصلی، که هدایت کننده شما خواهد بود، هدفهای پنج ساله خود را معین می‌کنید. سپس برای هر یک از هدفهایتان بمنظور رسیدن از جایی که هستید به جایی که می‌خواهید باشید به تهیه چند برنامه (یا استراتژی) آزمایشی می‌پردازید. به عنوان مثال فرض کنید شما دانشجوی دانشگاهید و می‌خواهید در پنج سال آینده مدیر کارخانه تولیدی بشوید، احتمالاً برنامه شما شامل اجزایی از این قبیل خواهد بود که در دانشگاه روی چه تخصصی کار کنید، چه موقع فارغ‌التحصیل شوید، بعد از فراغت از تحصیل دنبال چه نوع شغلی بروید. همچنین ممکن است یک برنامه ترم به ترم تقریبی طرح‌ریزی کنید که مثلاً چه واحدهایی بگیرید و چه موقع.

 

بدون برنامه راهنما نمی‌توان موفق شد. مثلاً بدون تعیین هدف چطور میتوان ادعا کرد که در رشته صحیحی مشغول تحصیل هستید و بدون تعیین تخصص، چطور میتوان قضاوت کرد که واحدهای درسی صحیحی را می‌گذرانید. به این دلایل (و نظایر آن) میتوان دریافت که برنامه‌ریزی برای مدیران تا چه حد ضروری است. با یاد داشته باشید برنامه‌ریزی یکی از مبانی مدیریت است. برنامه‌ها باید با سازماندهی، کارگزینی، رهبری، و نظارت به مرحله اجراء درآیند.

 

planing – Liberal Dictionary

اگر کسب کاری دارین که نمیدونین چطور باید برای رسیدن به موفقیت قدم بردارید با ما تماس بگیرید

 

تعریف برخی از مفاهیم اساسی برنامه‌ریزی :

الف) برنامه :

برنامه‌ها روش های تفصیلی و از قبل تنظیم شده انجام کاری یا ساختن چیزی است. برنامه‌ها اغلب به شکل نثر روایی است که طی آن هدفها و وسایل نیل به آنها را برمی‌شمرند یا بعضی اوقات به شکل بودجه، نمودار، یا شبکه با استفاده از اصطلاحات مالی یا ترسیمی عرضه می‌شوند.

ب) استراتژی :

استراتژی نوعی برنامه است که مقصود یا منظور اصلی سازمان را برحسب خدمتی که به جامعه عرضه خواهد کرد معین میکند، و نیز مشخص می‌کند که سازمان با چه ابزاری می‌تواند این خدمات را ایجاد و توزیع کند. استراتژی شرح ماموریت اساسی موسسه است و هدفهای مورد نظر آن، و نحوه تخصیص منابع موسسه در تحقق آن هدف ها.

ج) خط ‌مشی، روش، و مقررات :

خط‌ مشی،روش و مقررات از نظر درجه عام و خاص بودن با یکدیگر متفاوت‌اند. همه آنها در بعضی مواقع «برنامه‌های ثابت» تلقی می‌شوند زیرا موقعی که حادثه معینی اتفاق می‌افتد خود به خود وارد صحنه می‌شوند.

خط‌ مشی

معمولاً حاوی راهنمائی های کلی برای موسسه است. بعنوان مثال خط‌ مشی قیمت فروش ممکن است این باشد که «در صورتی که به هر دلیل مشتری ناراضی باشد پول او با خوشرویی پس داده می‌شود».

روش

همانطور که از خود کلمه برمی‌آید به معنی نحوه اقدام در وضعیت های مختلف است. مثلاً قبل از استرداد بهای کالا به مشتری، مسئول فروش باید دقیقاً کالا را بازرسی کند و سپس تائید مدیر قسمت را برای پس دادن پول اخذ نماید.

مقررات

راهنمایی خاص‌تری برای عمل می‌باشد. مثال «تحت هیچ شرایطی وجه خرید بعد از سی روز مسترد نخواهد شد».

ابعاد مختلف برنامه‌ریزی :

الف) بُعد زمانی :

همانطور که در نمودار ذیل دیده می‌شود، برنامه‌ها را میتوان به چند طریق طبقه‌بندی کرد. در وهله اول برنامه‌ها برحسب بُعد زمانی با هم فرق دارند. بعضی موسسات (مانند موسساتی که در صنعت تولید چوب فعالیت می‌کنند) برنامه‌های بلندمدتی دارند که به صد سال یا بیشتر میرسد. لکن برنامه‌های بلند مدت بیشتر موسسات حدود پنج سال را می‌پوشانند. زمان برنامه‌های کوتاه مدت معمولاً یکسال یا کمتر است.

 ب) قلمرو :

برنامه‌ها برحسب قلمروشان نیز با هم اختلاف دارند. بعضی‌ها خیلی فراگیرند و برای کل موسسه طرح‌ریزی می‌شوند. قلمرو برخی دیگر بسیار محدود است و مختص برنامه‌ریزی برای یک قسمت (مثل بازاریابی) می‌باشد. قلمرو استراتژی ها نوعاً وسیع است و با استفاده از اصطلاحات کلی نشان میدهند که موسسه راهی کدام مقصد است و چگونه می‌خواهد به آن برسد. قلمرو تاکتیک‌ها به نسبت محدودتر است و با ذکر جزئیات و برمبنای روزبه‌روز توضیح میدهند که چگونه استراتژی موسسه به مرحله اجراء در خواهد آمد.

ج) سطح :

برنامه‌ها برحسب سطح سازمانی نیز با یکدیگر تفاوت دارند. مثلاً تعدادی از برنامه‌ها مانند برنامه‌هایی از نوع استراتژی موسسه بوسیله مدیریت سطح بالا (مدیرعامل یا معاون) تهیه و تنظیم می‌شوند. برنامه‌های دیگر مانند برنامه‌های مربوط به تاکتیک‌ها، یا برنامه‌هایی مربوط به سهمیه‌های تولید روزانه بوسیله مدیران سطح پایین‌تر (سرکارگران) تهیه میگردند.

د) استمرار :

برخی برنامه‌ها مانند «برنامه‌های ثابت» برای موارد تکراری و عادی تهیه می‌شوند. دیگر برنامه ها نظیر «برنامه‌های اتفاقی» جهت طرح‌های مقطعی (غیرمستمر) است مانند نحوه عمل موسسه وقتی که کارمندان بطورغیرمترقبه اعتصاب می‌کنند.

Illustration of Checking Task Graphic by OKEVECTOR · Creative Fabrica

اگر کسب کاری دارین که نمیدونین چطور باید برای رسیدن به موفقیت قدم بردارید با ما تماس بگیرید

چرا برنامه‌ریزی مهم است؟

برنامه‌ریزی تعیین کننده جهت است :

در کتاب «آلیس در سرزمین عجایب» نوشته لوئیس کارول بین آلیس و گربه گفتگوی زیر در میگیرد :

آلیس : لطفاً بگوئید از چه راهی می‌توانم از اینجا خارج شوم؟

گربه : اول باید معلوم کنید که کجا می‌خواهید بروید.

آلیس : جایش مهم نیست.

گربه : پس مهم نیست از چه راهی بروید.

این گفتگو به خوبی میتواند مهمترین دلیل برنامه‌ریزی را خاطر نشان سازد. برنامه‌ریزی تعیین کننده جهت است و ما را به درک صحیح مقصود سازمان قادر می‌سازد. مثلاً برنامه ۵ ساله سازمان نشان میدهد سازمان در دوره ۵ ساله چه کاری می‌خواهد بکند و نیز چگونه می‌خواهد آنرا عمل نماید.

برنامه‌ریزی چهارچوبی وحدت بخش به دست میدهد :

برنامه‌ریزی چهارچوبی وحدت بخش برای تصمیم‌گیری در سراسر سازمان به دست میدهد.

البته در برخی موقعیتها (نظیر مورد آلیس) فقدان برنامه با فقدان جهت توام است.

لیکن مسئله این است که در موسسات بازرگانی فقدان برنامه خودبه‌خود ملازم با فقدان جهت نیست.هر موسسه‌ای از قسمت های متعددی تشکیل می‌شود.مانند: تولید، فروش، تحقیق و توسعه، و کارکنان.

معمولاً مدیران هر یک از این واحدها ارزشها، هدفها، جاه طلبی‌ها، و جهان بینی‌های ویژه خود را دارند.

بنابراین هر یک از این واحدها استراتژی خاص خود یا مسیر قسمت خود را تعیین می‌کنند.

 مثال:

قسمت تولید شاید بخواهد فقط یک یا دو محصول تولید کند. تا بتواند هزینه‌های تولید و انبارداری را به حداقل برساند.

قسمت بازاریابی ممکن است بخاطر افزایش فروش تا آنجا که امکانپذیر باشد تولید اقلام زیادی را پیشنهاد نماید.

واحد تحقیق و توسعه احتمالاً مایل است به آخرین پیشرفتهای علمی دست بزند.

اکنون میتوان تصور کرد که فقدان یک برنامه وحدت بخش چه هرج‌ومرجی بوجود خواهد آورد.

بدون برنامه‌ای که هر کسی را آگاه سازد که موسسه به جهات متفاوت و متضاد کشیده خواهد شد.

وجود یک برنامه صریح و پرثمر سبب خواهد شد تا هر واحدی بداند که در مشارکت برای تحقق هدف های موسسه چه می‌تواند بکند.

بنابراین کلیه قسمتها می‌توانند در جهت یاری دادن به انجام این هدف ها بطور هماهنگ فعالیت کنند.

برنامه‌ریزی می‌تواند فرصتها و یا خطرات را گوشزد کند :

تئودور لویت در مقاله مشهوری با عنوان «نزدیک بینی مدیریت» درباره یک میلیونر معروف اهل بوستون نقل میکند که پنجاه سال پیش وارث خود را به فقر محکوم کرد.

وی قراردادی را منعقد کرد که بموجب آن کلیه اموالش برای همیشه منحصراً در سهام تراموای برقی سرمایه‌گذاری شود.

این میلیونر براساس این فرضیه که «همیشه تقاضای زیادی برای حمل و نقل شهری کارآمد وجود خواهد داشت» دست به چنین کاری زد. بزودی اتومبیل و اتوبوس جایگزین تراموای شد.

نتیجه این که اگر این میلیونر «نزدیک بین» برنامه ریزی کرده بود.

شاید می‌توانست ظهور این وسایل حمل و نقل شهری جایگزین را پیشگویی کند.

برنامه ریزی نمی‌تواند خطرات ناشی از چنین تصمیمات درازمدت را کاملاً از بین ببرد.

لیکن میتواند به تشخیص فرصتها و خطرات بالقوه کمک کند و زیانهای ناشی از آن را به حداقل برساند.

 برنامه‌ ریزی معیارهایی برای عملکرد عرضه میکند :

برنامه ریزی مفید آنچه را که باید انجام شود معین می کند.

مثلا: در برنامه ۵ ساله موسسه ممکن است به تصریح آمده باشد که در ۵ سال آتی سود دو برابر خواهد شد.

این هدف میتواند یکی از معیارهایی باشد که برطبق آن میتوان کار مدیرعامل را ارزیابی کرد و برآن نظارت به عمل آورد.

اگر کسب کاری دارین که نمیدونین چطور باید برای رسیدن به موفقیت قدم بردارین با ما تماس بگیرید.

 

مقالات مرتبط